Artikler
4/2021

Digitalisering gir færre ansatte

Brukere er bekymret for konsekvensen av kort åpningstid ved Statsarkivet i Tromsø. Riksarkivaren mener Arkivverket bør måles i brukertilfredshet, ikke i lesesalens åpningstider eller antall ansatte.

Ann-Mari Gregersen

Tekst

Arkivverket i Tromsø. Foto: Arkivverket

Statsarkivet i Tromsø har åpent én og en halv dag i uka. Det får konsekvenser for forfatter og journalist Lill-Karin Elvestad.

– De dagene jeg skal på lesesalen, pendler jeg totalt 3 timer. Jeg holder på med et prosjekt som krever et omfattende arkivsøk. Åpningstiden gjør at det går ut over både skriving og fremdrift.

I 2016 hadde statsarkivet i Tromsø ni ansatte. Fra 2020 er tallet fire. Ledelsen i Tromsø uttrykte sin bekymring i en artikkel i Forskerforum tidligere i år om arbeidsforhold og åpningstid. I artikkelen kommer det blant annet fram at mange medarbeidere har sluttet, og at disse ikke er erstattet. Bemanningstapet har ført til et stort kunnskapstap og arbeidspress, hevdes det. Det fører videre til reduserte åpningstider, og at de ansatte ikke har tid til å jobbe mot publikum som før.

Ledelsen i Tromsø ønsker ikke å uttale seg til Bok og bibliotek om saken.

Egen ansatt som passer på

Arkivverket er inne i en omorganisering, og tilbyr blant annet at brukerne kan søke om å få lesesalen for seg selv.

Lill-Karin Elvestad synes det er en løsning som fremstilles vel enkelt.

– Jeg fikk innvilget tre hele dager ekstra en uke. Da var det én ansatt som måtte passe på bare meg. Det går jo ut over en allerede hardt presset stab. Dermed kvier en seg for å bruke et slikt tilbud. Om alle gjør som anbefalt og søker om utvidet åpningstid er det fint i teorien, men det vil jo ikke fungere i praksis.

For å styrke tjenestetilbudet har Arkivverket også innført tjenesten «skanning på forespørsel» for å øke tilgjengeligheten for det materialet som kun eksisterer på papir. Det er heller ikke Elvestad imponert over.

–Du må jo først inn og se hva du skal ha. Jeg har sikkert gått gjennom tusen protokollsider og dokumenter, før jeg kan se hvilke jeg skal ha til bokprosjektet mitt. Skanning på forespørsel fungerer ikke for meg.

Digital kompetanse

I sommer har det vært en større debatt i nordnorske aviser og i Forskerforum om Statsarkivet i Tromsø. Enkelte frykter at stedet går fra å bli en institusjon til en lokasjon. Men det er ikke bare Tromsø som mister ansatte. Fra 2017–2020 gikk antallet på ansatte i Arkivverket ned fra 156 til 118, sier årsrapportene. Mange skal også gå av med pensjon de neste årene. Disse blir ikke nødvendigvis erstattet, sier riksarkivar Inga Bolstad.

For når ansatte går av med pensjon, vil Arkivverket gjøre en vurdering av hvilken kompetanse som er mest kritisk, og hva de må prioritere når de rekrutterer.

– De siste årene har det vært spesielt viktig å tilegne seg digital kompetanse, for å kunne bygge opp de digitale tjenestene slik brukerne våre forventer. Vi har et enormt etterslep på de digitale løsningene våre, så denne satsingen er kritisk for å kunne løse samfunnsoppdraget vårt. Vi skal gjøre materialet tilgjengelig for alle, sier riksarkivar Inga Bolstad.  

– Brukerne våre skal få det materialet de trenger, det bør ikke styres av åpningstider på en lesesal, sier riksarkivar Inga Bolstad. Foto: Arkivverket/BERRE

Under utvikling

Tilbudet om skanning på forespørsel og muligheten til å få innvilget ekstra åpningstid, er ifølge Bolstad nye tjenester under utvikling.

– Målet er å tilby bedre fleksibilitet for brukerne, og større forutsigbarhet for oss. Til nå har disse tjenestene vært piloter og litt ulikt håndtert på de forskjellige arbeidsstedene, men dette vil vi justere når vi fortsetter pilotperioden utover i 2021. Vi vil teste og forbedre i hele landet, inkludert Tromsø, til vi finner løsningen som er best for brukeren og Arkivverket. Vi setter stor pris på alle tilbakemeldinger. Det gjør at vi kan lage tjenestene så bra som mulig.

Inga Bolstad sier at de har spesielle ordninger for studenter, forskere og andre som bruker materialet i yrkessammenheng, som gjør at de kan bestille plass utenfor de oppsatte tidene. Dermed ligger det ikke an til utvidet åpningstid i Tromsø.

– Brukerne våre skal få det materialet de trenger, det bør ikke styres av åpningstider på en lesesal. Dersom brukerne må ha fysisk tilgang til materialet, kan de bestille både materialet og lesesal samtidig.

Nå flere med færre ressurser

Bolstad mener at en av de største hindringene mot å styrke kompetansen på arkivmateriale, er at arkivene er så utilgjengelige når de er analoge. Da oppfylles ikke samfunnsoppdraget om at materialet skal være tilgjengelig for alle. Hun mener at når arkivene blir digitalisert, og de digitale tjenestene gjør det enklere å finne frem i materialet, blir arkivene bedre tilgjengelig for alle.

– Arkivverket kan nå ut til flere brukere, med færre ressurser. Ressursene skal vi bruke til å bygge enda bedre tjenester, sier hun, og mener at målet må være at brukerne får den informasjonen de trenger, når de trenger den.

– For å nå det målet har vi satt i gang en kontinuerlig utvikling. Vi kommer selvsagt aldri helt i mål med utviklingen, for det vil hele tiden komme ny teknologi, nye brukerkrav og ikke minst mye nytt arkivmateriale. Og jeg synes ikke Arkivverket bør måles på antall ansatte eller antall timer lesesalen er åpen, men i brukertilfredshet, sier Bolstad.

– Det er vel og bra med digitalisering, men her er det snakk om å ha to tanker i hodet samtidig. Digitaliseringen bør ikke gå på bekostning av brukernes tilgang på arkivene, sier forfatter og journalist Lill-Karin Elvestad. Foto: Synnøve Sorthe

Automatisering av oppgaver

I Tromsø er de bekymret for arbeidspresset, og håper på flere ansatte, men det ligger ikke i kortene. Bolstad sier at da mengden informasjon i samfunnet tidobles hvert syvende år, betyr det at Arkivverket ikke lenger kan benytte manuelle metoder for å løse oppgavene.

– Det er derfor ikke flere ansatte, men automatisering av oppgaver, som er løsningen for Arkivverket. Arkivverket er i en utviklingsfase der vi jobber for å finne nye måter å løse oppgavene våre på. Det er en stor jobb, og ikke gjort over natta, men vi er på god vei. Det kan være både frustrerende og krevende å gå gjennom en så omfattende utvikling som Arkivverket nå gjør, men vi har dyktige fagfolk, så dette skal vi få til.

Går for fort frem

Lill-Karin Elvestad har fått med seg at det er pågår en digitaliseringsprosess, og er positiv til at hele landet skal få tilgang til historiske dokumenter.

– Likevel virker det som en jobber med dette uten et parallelt løp som sørger for at lesesalene er åpne med nok ansatte med rett kompetanse på plass der. Går en for fort frem, kan en tape mye verdifullt på veien. Ideelt sett burde lesesalen vært åpen daglig. Den har jo også tilknytning til universitetet. Jeg vet at historiestudenter gjerne ville hatt mer åpent.

Hun er glad for at arkivportalen.no er på plass, men at den heller ikke er problemfri. Arkivverkets ledelse glemmer både de menneskelige og praktiske konsekvensene, mener hun.

– Det er alltid en feilmargin med dokumenter som er digitalisert. Det er heller ikke alltid lett å finne frem. Jeg har vært med ansatte som også har utfordringer med å søke i portalen.

Arkivverket

Arkivverkets bibliotek er offentlige fagbibliotek som yter tjenester til arkivets publikum og ansatte. Det er statsarkiv i Tromsø, Trondheim, Bergen, Stavanger, Kristiansand, Kongsberg, Hamar og Oslo – som har riksarkiv og statsarkiv samt Samisk arkiv i Kautokeino og Norsk Helsearkiv på Tynset (kun digitalt).

Åpningstider per august 2021

Kautokeino Samisk arkiv: mandag–fredag: kl. 09.00 til15.00

Tromsø: mandag 09.00 til 15.00, tirsdag 09.00 til 12.00

Trondheim: Lesesalen er for tiden stengt

Bergen: tirsdag–fredag 10.00 til 14.00

Hamar: mandag og tirsdag 09.00 til 15.00

Kongsberg: mandag 09.00 til15.00, tirsdag 09.00 til 17.30

Stavanger: mandag 09.00 til 15.00, onsdag 09.00 til 15.00, torsdag og fredag 09.00 til 15.00

Kristiansand: mandag og onsdag 09.00 til 15.00, torsdag 09.00–15.00

Oslo: mandag til torsdag 10.00 til 14.00

FAKTABOKS

Ber om bistand

I en ny rapport roper Arkivverket varsko om det lave nivået av arkivering i det offentlige, og store kostnader knyttet til det som blir gjort på grunn av tungvinte systemer.

Inga Bolstad er samtidig opptatt at antallet brukere øker i Digitalarkivet, arkivsektorens fellesløsning for bevaring og publisering av arkiv. I 2020 hadde det 7,4 millioner besøk.

Hun oppfordrer alle museum eller bibliotek som digitaliserer autentiske kilder om å ta kontakt med Arkivverket slik at de får lagret og publisert kildene i Digitalarkivet.

– Dette gjelder dokumenter, film, lyd og bilder. Da vil alle kildene ligge på ett sted, og det blir enkelt å vedlikeholde materialet, tilføre metadata og enkelt for brukerne å finne den informasjonen de trenger.